Bei vielen Verbrauchern sind die Unterlagen recht chaotisch archiviert – oft sogar gar nicht. Stattdessen liegen sie alle in einem großen Karton. Aus diesem Grund ist der erste Schritt, sich zunächst einmal zu überlegen, welche Unterlagen wirklich aufbewahrt werden müssen. Es hat sich bewährt, nur die letzten fünf Jahre zu behalten. Davon ausgeschlossen sind natürlich wichtige langjährige Unterlagen, zum Beispiel Grundbuchauszüge, Versicherungspolicen oder wichtige Verträge. Erst danach geht es ans Sortieren. Wir haben nachfolgend einige Tipps für Archivierungssysteme zusammengestellt.
Auswahl das Archivierungssystems
Da jeder Mensch andere Anforderungen und Bedürfnisse hat, ist es nicht möglich, hier pauschal eine Empfehlung auszusprechen. Jede Methode hat ihre individuellen Vor- und Nachteile. Eine kleine Auswahl:
Ordner: Ordner sind vermutlich das am häufigsten verwendete Archivierungssystem im privaten Haushalt. Es hat sich über viele Jahrzehnte bewährt. Ein Nachteil ist, dass sämtliche Unterlagen gelocht werden müssen. Inzwischen gibt es farbig bedruckte und lackierte Ordner, wodurch eine gute Unterscheidungsmöglichkeit gegeben ist.
Hängeregistratur: Die Hängeregistratur schafft schnell Ordnung, da die Unterlagen in Mappen einfach nur eingelegt und nicht abgeheftet werden. Das Ablegen funktioniert deutlich schneller als mit Ordnern, verleitet aber auch dazu, willkürlich einfach neue Unterlagen hineinzulegen, ohne zu sortieren.
In sinnvolle Kategorien einteilen
Die Einteilung in sinnvolle Kategorien ist das Herzstück jeder Ablage. Hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten: nach Sachgebieten, nach Inhalten oder chronologisch. Grundsätzlich sollten die wichtigsten Unterlagen in einem separaten Ordner gesammelt werden, damit sie schnell zur Hand sind. Alle anderen Unterlagen sollten in sinnvolle Kategorien zusammengefasst und danach chronologisch geordnet werden.
Um das System nicht unnötig zu verkomplizieren, sollten nicht zu viele Kategorien angelegt werden. Zu wenig sind allerdings genauso wenig sinnvoll, da sonst innerhalb der Kategorie zu lang gesucht werden muss. Zu bezahlende Rechnungen sollten niemals abgeheftet werden, sondern stattdessen gut sichtbar platziert werden. Erst wenn die Rechnung bezahlt ist, geht es ans Einsortieren. Hierfür hat es sich bewährt, eine spezielle Ablage für neue Dokumente einzurichten, die noch einsortiert werden müssen. Damit ein Anreiz gegeben ist, die Unterlagen auch tatsächlich zeitnah abzuhelfen, sollte diese Ablage nicht zu groß gewählt werden.